Pegawai Pentadbiran / Sumber Manusia

Tanggungjawab:

Pegawai Pentadbiran & Sumber Manusia akan memainkan peranan penting dalam menyokong jabatan Sumber Manusia bagi memastikan operasi aktiviti Sumber Manusia yang lancar dan cekap. Ini termasuk memastikan pematuhan terhadap dasar Sumber Manusia, mengurus fungsi pentadbiran dan memupuk komunikasi yang berkesan di seluruh organisasi.

1. Pentadbiran:

• Menyediakan sokongan pentadbiran yang komprehensif untuk HR dan fungsi pentadbiran yang lain.
• Berkhidmat sebagai penghubung dengan jabatan kerajaan, pihak berkuasa tempatan dan agensi mengenai urusan perundangan syarikat, termasuk pendaftaran, lesen dan permit.
• Memantau, membuat susulan dan melaporkan status penyerahan kepada entiti kerajaan.
• Berkomunikasi secara berkesan, secara lisan dan bertulis, dengan pihak berkuasa kerajaan untuk menangani perkara pematuhan.
• Membantu memastikan pematuhan dengan OSHA dan peraturan persekutuan dan negeri yang berkaitan.
• Mengekalkan sistem pemfailan yang sistematik dan memastikan dokumen sulit disimpan dengan selamat.
• Melaksanakan tugas-tugas pejabat am seperti memasukkan data, memfailkan, mengimbas dan mengurus komunikasi masuk (e-mel, surat, bungkusan, dll.).
• Mengawasi pesanan dan inventori bekalan pejabat bagi mengekalkan persekitaran pejabat yang teratur dan tersusun rapi.
• Memastikan kebersihan di pejabat dan menyelaras penyeliaan kakitangan pembersihan.
• Membantu menganjurkan acara syarikat, program kebajikan pekerja dan penyelenggaraan pejabat.
• Menyokong pelaksanaan inisiatif keselamatan dan kesihatan tempat kerja (WSH), mengenal pasti dan menangani ketidakpatuhan dan amalan yang tidak selamat.

2. Sumber Manusia:

• Membantu proses pengambilan pekerja, termasuk mencari sumber, menyaring calon, menyelaras temu duga dan menyediakan surat tawaran.
• Mengekalkan rekod pekerja yang terkini dan tepat dalam sistem HR.
• Pantau kehadiran pekerja, rekod cuti, tuntutan perubatan dan jana laporan berkaitan.
• Mengawasi pentadbiran gaji untuk pekerja tempatan dan asing, memastikan ketepatan rekod, termasuk cuti tahunan.
• Menyemak dan mengemas kini dasar HR dan Prosedur Operasi Standard (SOP) syarikat.
• Mengendalikan perhubungan pekerja, aduan dan perkara disiplin mengikut dasar syarikat dan undang-undang buruh.
• Sediakan dokumen berkaitan pekerjaan seperti surat tawaran, penilaian, pengesahan, memo tatatertib, dll.
• Mendidik pekerja tentang dasar dan prosedur syarikat bagi memastikan pematuhan organisasi.

3. Hal Ehwal Am:

• Mengurus keselamatan, pengemasan, dan langkah-langkah keselamatan di kilang.
• Mengawasi pengurusan penginapan pekerja asing.
• Memastikan penyelenggaraan dan pengurusan bekalan pejabat, barangan pantri dan pemeriksaan inventori secara berkala.
• Menyelaras urusan perjalanan untuk eksekutif syarikat, termasuk tempahan penerbangan, hotel dan pengangkutan.
• Menguruskan peralatan dan utiliti pejabat, termasuk mesin fotokopi, pencetak, penghawa dingin, dan sebagainya.
• Berhubung dengan vendor dan menguruskan rekod aset, termasuk peralatan pejabat dan harta syarikat yang lain.

Kelayakan:

• Diploma atau Ijazah Sarjana Muda dalam Sumber Manusia, Pentadbiran Perniagaan atau bidang yang berkaitan.
• Kemahiran dalam Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Pengalaman & Kemahiran:

• Minimum 3 tahun pengalaman dalam peranan HR & Pentadbiran, sebaik-baiknya dalam organisasi multinasional.
• Kemahiran dengan Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) dan perundangan buruh.
• Kebolehan bekerja secara berkesan dalam persekitaran pelbagai budaya.
• Kemahiran organisasi, pengurusan masa dan multitasking yang kukuh.
• Kemahiran komunikasi lisan dan bertulis yang cemerlang dalam Bahasa Mandarin, Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia.
• Etika kerja yang proaktif, bertanggungjawab dan boleh dipercayai.
• Kebolehan analitikal dan penyelesaian masalah yang kuat.

Faedah & Kebaikan

• Komisen dan bonus
• Kod pakaian kasual
• Insurans perubatan
• Cuti peribadi
• Cuti Sabatikal
• Peluang pembangunan peribadi
• Latihan dan pembangunan berbayar